door Rob Pruyn, Senior Compliance Analyst at Locus Robotics

De wereld van vandaag wordt gedreven door gegevens. Zakelijke beslissingen worden erdoor beïnvloed en de fundamenten van organisatorische infrastructuren worden erdoor ondersteund. Gegevensgestuurde benaderingen van zakendoen zijn en blijven een opwaartse trend. Volgens het McKinsey Global Institute, hebben gegevensgestuurde organisaties niet alleen 23 keer meer kans om klanten te werven, maar ook 6 keer zoveel kans om klanten te behouden, en 19 keer meer kans om winstgevend te zijn.

De gegevens die door een bedrijf worden gebruikt, kunnen eenvoudig of complex zijn en worden gebruikt om een bestelling te verwerken of een klant aan te trekken. Het is duidelijk dat gegevens essentieel en waardevol zijn voor elk bedrijf. Om volledig bruikbaar te zijn, moeten gegevens echter gedurende de gehele levenscyclus worden beheerd—van creatie tot verwijdering en alles daartussen.  Dit kan een uitdaging zijn zonder een programma voor gegevenslevenscyclusbeheer.

Wat is gegevenslevenscyclusbeheer ofwel data lifecycle management (DLM)?

Op een hoog niveau verwijst gegevenslevenscyclusbeheer naar het gedefinieerde proces en beleid en de gedefinieerde procedures voor het beheren van gegevens gedurende de gehele levenscyclus van verschillende toepassingen, systemen, gegevensbanken, en opslag.

Om DLM te begrijpen, moet u het concept van de gegevenslevenscyclus begrijpen. Ik zal het uitleggen in een eenvoudig scenario dat een enkel gegeven of gegevensset bevat.

De levenscyclus van een gegevensset

Dit is het scenario: een potentiële klant vult een online formulier in op uw site en die gegevens moeten worden bewaard om te bekijken en op te slaan. Zodra die gegevens zijn vastgelegd, worden ze opgeslagen in een beveiligde gegevensbank. Die nieuwe gegevens zullen worden geopend en gedeeld voor analyse en orderverwerking, en/of opgeslagen voor toekomstig gebruik. De gegevens kunnen worden samengevoegd met andere gegevens die ermee verbonden zijn (bijvoorbeeld andere gegevens over hetzelfde bedrijf of over dezelfde persoon) en intern worden gedeeld voor toepasselijke bedrijfsprocessen. Zodra de gegevens niet langer nuttig worden geacht, worden ze gearchiveerd of vernietigd.

DLM en de gegevenslevenscyclus

Dus waar komt gegevenslevenscyclusbeheer om de hoek kijken in de gegevenslevenscyclus? Bij het gevestigde proces, dat de gegevens van de ene fase naar de volgende in de cyclus verplaatst. Een van de belangrijkste doelen van DLM is om zichtbaarheid teweeg te brengen gedurende de hele levenscyclus van gegevens. Betere zichtbaarheid biedt de mogelijkheid om de efficiëntie, de beveiliging, en de kosten van gegevensverwerking te verbeteren en om het meeste uit de gegevens te halen.

Naast procesverbeteringen is een DLM-programma essentieel bij het overwegen van gegevensbescherming. Het definiëren van hoe gegevens worden verwerkt, opgeslagen, gedeeld, en beheerst is belangrijk bij het ontwerpen van beveiligingsmaatregelen. Het definiëren van deze binnen een DLM-programma is één van de eerste dingen die een organisatie kan doen om het risico op gegevensverlies en -inbreuken te verkleinen. Afhankelijk van de branche kan het zijn dat deze maatregelen moeten voldoen aan wet- en regelgeving.

Zes fasen van gegevenslevenscyclusbeheer

  1. Gegevenscreatie: Het creëren van gegevens is het begin van de levenscyclus, die plaatsvindt wanneer een organisatie nieuwe informatie verkrijgt (intern gemaakt, verzameld via apps of webpagina’s, gedeeld door een derde partij, enz.)
  2. Gegevensopslag: Gegevensopslag verwijst naar de processen met betrekking tot redundantie en beveiligingsimplementaties voor actieve en inactieve gegevens. Procedures voor gegevensopslag moeten in overeenstemming zijn met wetten en contractverplichtingen.
  3. Gegevensgebruik: Deze fase in DLM bepaalt wie de gegevens mag gebruiken en voor welke doeleinden.
  4. Toegang tot en het delen van gegevens: Er worden voortdurend gegevens gedeeld. Procedures voor toegang en delen definiëren veilige methoden voor het delen van gegevens, toegang tot gegevens, en voor welke doeleinden.
  5. Gegevensarchivering: Gegevens ondergaan een archiveringsproces dat zorgt voor redundantie. DLM-strategieën bepalen wanneer, waar, en hoe lang gegevens kunnen worden gearchiveerd.
  6. Gegevensvernietiging: De laatste fase van de gegevenslevenscyclus, wanneer de gegevens van een gegevensset uit alle archieven worden verwijderd en vernietigd.

Het belang van inzicht in gegevenslevenscyclusbeheer

Alles waarmee we verbinding maken, creëert gegevens van wisselend belang. Er is geen één concrete manier om uw gegevens te beheren, aangezien de levenscyclus van gegevens de unieke operationele processen van een organisatie zal aanvullen. Omdat gegevens zich vaak over een organisatie verspreiden, is inzicht in de levenscyclus en de gegevens niet alleen weggelegd voor degenen die werken aan compliance of aan gegevensprojecten. Een uitgebreid begrip van het belang van gegevens en van de levenscyclus van gegevens is de sleutel tot het maximaliseren van de cyberbeveiliging en van de inspanningen op het gebied van gegevensbeveiliging, en het verminderen van risico’s.

Bezoek ons TRUST Center voor meer informatie over hoe Locus Robotics omgaat met onze interne gegevens en klantgegevens.